Basistraject veiligheid organisatie vergroten

Geplaatst op by juni

Het meerendeel van de hedendaagse veiligheidsincidenten wordt toegeschreven aan gedrag. Het versterken van veilig gedrag is dan ook de belangrijkste invalshoek om de veiligheid van een organisatie te vergroten. Uiteindelijk moet de medewerker het doen, maar iedere laag in de organisatie kan daar een bijdrage aan leveren. De kunst is dat al die bijdrages op elkaar aan te laten sluiten. Hiervoor zijn gemeenschappelijke subdoelen en daarmee ook een gemeenschappelijke taal nodig. Brain Based Safety heeft een complex thema trachten te reduceren tot 7 principes. Als die principes op elk niveau van de organisatie hun vertaling krijgen, ontstaat er synergie in de gewenste beweging en neemt de kans van slagen toe.

7 Principes in het verbeteren van de veiligheid

1. Prioriteer in beleid en coaching. We herbergen allen tegenstrijdige drijfveren in ons, waardoor de wens tot veiligheid soms overwoekerd wordt door andere drijfveren zoals goed doen voor de organisatie of bij het team willen behoren.

2. Ben zelf het voorbeeld; alleen als je zelf doet wat je zegt, oogst je geloofwaardigheid en overtuigingskracht.

3. Werk aan risicobesef en vaardigheden om met risico’s om te gaan. Al te vaak gaan we ervan uit dat medewerkers de gevaren wel kennen en de competenties bezitten om die gevaren te lijf te gaan.

4. Stel regels en leg uit waarom. Bewaak de naleving want regels zijn pas regels op het moment dat er gehandhaaft wordt.

5. Bewaak de sociale veiligheid binnen het team en de organisatie. Alleen mensen die zich sociaal veilig voelen, durven zich te uiten en sociale risico’s te nemen om veiliger werken mogelijk te maken.

6. Bewaak de paraatheid. Te weinig en te veel stress is vragen om problemen

7. Organiseer het werk en de werkomgeving. Zorg voor monotasking en stuur gedrag via de inrichting  de omgeving. Strooi met veiligheidsprikkels

4 Rollen

Omwille van het veiligheidsmanagement onderscheiden we 4 rollen. Alles is erop gericht om de medewerker veilig te laten handelen. Drie andere rollen hebben hun eigen bijdrage om dit voor elkaar te krijgen.

De belangrijkste rol is weggelegd voor de eerstelijns leidinggevende. Onderzoek toont aan dat deze rol vooralsnog de belangrijkste beïnvloeder is van veilig gedrag op de werkvloer.

De eerstelijns leidinggevende wordt gevoed door het (middel en hoger) management. Zij creëren de condities waarbinnen de leidinggevende zijn taak goed kan vervullen.

Tot slot zijn er specialisten op het gebied van veiligheid. Zij hebben titels als safety-officer, QESSH, SHE of KAM-coordinator. Hun belangrijkste toegevoegde waarde is het voeden en coachen van de lijnfuncties. In principe voeren ze zelf niet uit, maar helpen anderen in het uitvoeren.

Principes en rollen: competenties

veiligheid organisatie vergrotenDe principes kunnen op elk niveau vertaald worden naar een vermogen om te handelen. We noemen dat een competentie. Elke rol heeft zijn eigen 7 competenties die op aansluiten op die van de andere rollen. In de illustratie hiernaast staat elk gekleurd vakje voor een competentie. Uiteindelijk maakt het samenspel het resultaat.

Implementatie van verandering

Top-down. Het substantieel verbeteren van veiligheid in organisaties kan alleen maar geschieden via een top-down implementatie. De literatuur zegt dat het zinvol is om drie rollen te trainen: het management, de eerstelijns leidinggevenden en de coaches. Training van medewerkers kan interessant zijn, maar heeft nog geen bewezen effect. De gedachte is dat als de drie andere rollen hun werk doen, de medewerkers vanzelf volgen. De vorming van de medewerkers is een taak van de leidinggevenden.

Training / workshops

Voor elk van de drie rollen start een project dat begint met workshops en trainingen, waarbij competenties en instrumenten specifiek voor die laag worden geïntroduceerd. Vervolgens gaat elke laag aan de slag en doet zijn eigen huiswerk.

Afstemming

Uiteindelijk zal elke laag informatie verschaffen over de vorderingen en de verbeterbare punten. Per organisatiedeel bespreken de drie rollen wat er verbeterd kan worden. Sommige problemen kunnen alleen op een andere laag worden opgelost. Hierna kan een nieuwe implementatieronde plaatsvinden.

Verandermanager / -duo

Een verbeteringstraject kan alleen slagen als er sprake is van duidelijke sponsoring vanuit de top én als er een centraal inhoudelijk coördinatiepunt is (“Knowledge Leader”) die externe kennis vertaalt naar de eigen taal van de organisatie. De rol van dit coördinatiepunt (of duo) is het toetsen van de voortgang, het vertalen naar acties en het begeleiden en evalueren van die acties.

Feedforward en feedback

Monitoring is een belangrijke tool voor het management. Gebruikelijk is een monitoren op het gebied van onveiligheid, de zogenaamd OSHA-rate. Dat is een terugkijkende “lagging” indicator. Binnen het gedachtegoed van BBS is een monitoren pas volwaardig als daar ook “leading” indicatoren aan toe gevoegd worden. Een van de manieren om die vast te stellen is via een safety survey, een meting van de beleving van de medewerker van een aantal veiligheidsaspecten. Een andere manier is persoonlijke feedback voor de eerstelijns leidinggevenden via een 360 graden feedback. Beide instrumenten staan op andere pagina’s verder uitgewerkt.