Deadlines

Geplaatst op by juni

De proefwerkweek, weet u het nog? Gedurende die week konden we bergen werk verzetten! Er kwam ongekende energie vrij. Ook vandaag de dag gebruiken we deadlines om ervoor te zorgen dat dingen op tijd af zijn. Toch is deze stimulans niet geheel onschuldig. Deadlines hebben neveneffecten die de kwaliteit en veiligheid van werk kunnen bedreigen.

Wat doet een deadline eigenlijk?

We hebben altijd veel te doen en onze to-do lijst puilt uit. Bovendien laten we ons graag afleiden. Een deadline helpt prioriteiten te stellen. Minder relevante taken worden even in de wachtstand gezet. Er ontstaat een sterkere gerichtheid op de taak en niet gerelateerde prikkels worden geblokt. Emotioneel ervaren we een lichte stress, een gevoel van opwinding. In ons lichaam zorgen stresshormonen voor extra verbranding van suikers en een hogere bloeddruk. Daardoor komt er meer energie beschikbaar. Ons gehele systeem raakt in een actieve modus.

Hoe werkt een deadline in het brein?

Een deadline beïnvloedt ons aandachtssysteem. Dit bepaalt waar we ons op richten. Zowel rationele als meer intuïtieve delen van ons brein spelen een rol in het verdelen van aandacht. Een belangrijke rol hierin is weggelegd voor het vrije werkgeheugen dat overal in het brein informatie ophaalt zoals associaties, leerervaringen en eerdere besluiten. Van de permanente spontane impulsen worden alleen de relevante doorgelaten, de rest wordt eruit gefilterd. Wensen die er even niet toe doen zoals lekker eten of kletsen bij de koffieautomaat, worden niet meer gehonoreerd. Alles is gericht op die ene taak.

Wanneer wordt een deadline gevaarlijk?

Lichte stress verhoogt onze effectiviteit, maar stress heeft een optimum. Angst om de deadline niet te halen zorgt dat het stressniveau verder stijgt tot voorbij dit punt. Ons brein gaat dan nóg meer prikkels filteren, waardoor relevante informatie buiten de boot kan vallen. We noemen dat een tunnelvisie. Bovendien grijpen de meer intuïtieve delen van ons brein de macht ten koste van onze ratio. We raken sneller geïrriteerd,  snauwen en luisteren slechter. We horen suggesties van anderen minder en dat terwijl we deze  juist meer nodig hebben. Onze aanpak wordt korter door de bocht en minder overwogen.

Risicobereidheid en deadlines

Ook onze risicobereidheid verandert. Een normaal risicopatroon is dat we bij winst voorzichtig worden zodat we die kunnen verzilveren en we bij mogelijk verlies bereid zijn een extra gokje te wagen. Bij gokkers leidt het “quitte of dubbel” tot grote gokschulden. Het niet halen van een deadline ervaren we als verlies. Op zo’n moment nemen we  sneller een risico in de hoop nog net op tijd klaar te zijn. In deze fase worden procedures gemakkelijker genegeerd en veiligheidsrichtlijnen eerder overtreden. Omdat de ratio is verzwakt, zien we minder risico’s en gevaar. We overschatten onze mogelijkheden.

Vernauwing van de geest

Samengevat, vlak voor een deadline vernauwt zich onze geest, ons handelen wordt primitiever en we nemen meer risico’s. Een ideaal scenario om letterlijk of figuurlijk brokken te maken. De kans op foutieve beslissingen of fysieke ongelukken neemt dan toe. Een gevoel van haast is het eerste signaal dat we onszelf of anderen schade kunnen berokkenen.

Dan maar geen deadlines?

Nee, deadlines stimuleren ons tot grotere prestaties. In de veelheid van taken hebben we deadlines af en toe dan ook nodig. Maar als het gedrag een haastige component krijgt is het oppassen geblazen. Dat geldt voor onszelf, maar ook voor onze omgeving. Bent u collega of manager en ziet u dat een projectteam vlak voor een deadline overmatige stress ervaart? Grijp dan in. Regel extra ondersteuning of meer tijd. Zo komen we weer in een veiligere modus en bereiken we zonder kleerscheuren het eindpunt.

Juni Daalmans

Januari 2012

Reacties zijn gesloten.